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Gestionnaire de bureau / Office Manager

Qui nous sommes

Hilo, c’est une filiale d’Hydro-Québec qui aide les Québécois.es à consommer l’énergie de façon plus responsable, pour accélérer la transition énergétique. Que ce soit à la maison ou en entreprises, Hilo rend les bâtiments plus intelligents grâce à un ensemble de technologies logicielles pour répondre aux besoins grandissants du réseau électrique (bonjour, électrification du Québec !), tout en permettant aux clients de faire des économies.

Notre mission

Bâtir ensemble l’intelligence énergétique de demain

Nos valeurs

Avancer ensemble - Foncer avec détermination - Encourager l’authenticité - Cultiver le plaisir

RÔLE

Le/La Gestionnaire de bureau veille à ce que chaque employé.e Hilo vive l'expérience employé la plus positive possible. Il / Elle gère les relations avec les employés et assure le développement et la pérennité de la culture d’entreprise. Il dirige les initiatives en matière d’aménagement des espaces. Il /Elle collabore avec les gestionnaires afin d’identifier et mettre en place des initiatives pouvant améliorer l’expérience employé. Il/elle est également responsable du maintien d’un environnement de travail organisé, propre, efficace et sûr, qui améliore le lieu de travail des employés et employées.

Responsabilités :

Gestion du bureau (60%)

  • Gestion générale du bureau (gestion quotidienne, mobilier, aménagements, travaux, chantiers, relation avec le bailleur);
  • Contribuer à créer un climat de travail humain et authentique qui intègre les valeurs d’Hilo ;
  • Mise en place d’outils de communications internes ;
  • Responsable de la mise en place des exigences minimales en matière de protection de la vie privée et de la gestion documentaire (avec les TI);
  • Coordination des outils de travail des employés (avec les TI)
  • Responsables des suivis budgétaires pour les dépenses reliées au fonctionnement du bureau ;
  • Responsable des conférences, activités de teambuilding, pour les employé.e.s;
  • Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de programmes, de politiques et de nouvelles initiatives qui soutiennent les objectifs établis ;
  • Mesurer les résultats et apporter les rectificatifs nécessaires aux directives;
  • Support aux équipes avec l’outil Office Vibe (création des équipes et nouveaux employés)
  • Assister la direction dans la mise en œuvre et la gestion de projets de construction, d’extension ou d’amélioration du bureau ;
  • Traiter et approuver toutes les demandes d’achat liées aux locaux, dans le respect du budget

Support RH (40%)

  • Agir comme personne-ressource pour toutes les demandes des employé.e.s liées aux programme d’avantages et bénéfices Hilo (assurances collectives,
  • REER, etc.), ainsi que du programme d’aide aux employés;
  • Offrir du support aux autres filiales de Hilo pour les questions concernant les avantages sociaux et la culture d’entreprise.
  • Support à l’équipe finances avec le traitement de la paye
  • Support à l’arrivée de nouveaux employés ( carte d’accès, équipement)

Exigences :

  • Baccalauréat en administration des affaires, ou dans une discipline appropriée (ou une combinaison appropriée d'éducation, de formation et d'expérience) ;
  • 8-10 ans d'expérience dans un rôle similaire ;
  • Parfaitement bilingue (Français et Anglais) - écrit et parlé ;
  • Maîtrise de la suite Office et des différents logiciels de bureautique.

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